Office Manager - Management Assistant H/F/X. Bélgica

1. Management Assistant :

• Gestion du courrier (poste et emails) entrant et sortant, accueil téléphonique, gestion d'agendas, accueil des visiteurs, classement, gestion des recommandés... 
• Organisation de réunions (invitations, réservation du local, catering).
• Participation aux réunions hebdomadaires, rédaction du rapport.
• Rédaction et mise en forme de la correspondance sous forme de lettres, emails. 
• Assistance à la gestion des dossiers et mise à jour des données des différents contacts des sociétés.

2. Office Manager : 

2.1. Responsable de l'Office Management :

• Responsable pour les commandes et la gestion du stock des approvisionnements cuisine, produits d'entretien et fournitures de bureau, commandes diverses (hors matériel de construction et sous-traitants).
• Gestion et suivis des différentes tâches administratives avec les notaires et les banques à la suite de l'achat ou de la vente d'un bien. 
• Gestion des divers contrats (énergies, GSM, entretien divers, suivi des primes, assurances y compris les déclarations et le suivi des sinistres).
• Gestion du planning des interventions SAV.

2.2. Comptabilité : 

• Mise à jour régulière des tableaux Excel de suivi des immeubles (y compris le suivi des paiements des loyers). 
• Gestion des factures et paiements : préparation des paiements des factures, classement des factures par projets et société, vérifications des comptes (extraits de compte vs factures), refacturation des travaux immobiliers,¿
• Gestion et suivis des différentes tâches administratives avec le bureau comptable (fiscaliste), préparation des documents pour la déclaration TVA (3 sociétés), clôture trimestrielle (6 sociétés).

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Notre offre 

Une fonction pleine de challenges, aux responsabilités multiples, un entourage créatif et ultra professionnel.

Envoyez votre CV et lettre de motivation à jobbelgoimmo.be.

Profil

• Maîtrise du français et du néerlandais + capacité rédactionnelle dans les deux langues + connaissance de l'anglais
• Graduat en secrétariat/office management ou expérience équivalente 
• Expérience de minimum 5 ans en secrétariat de direction/office management 
• Sens de l'organisation, proactive 
• Précis, organisé 
• Gestion des priorités 
• Flexible 
• Sociable 
• Résistant(e) au stress 
• Formation secourisme et conseiller en prévention (niveau de base) est un atout.